O que é PAF-ECF e porque preciso?

Muitos empresários ainda estão "torcendo o nariz" para essa sigla.Infelizmente, pois o conceito foi criado para automatizar e melhorar a forma de arrecadação que o governo estadual faz com os contribuintes de varejo.

Vamos a algumas explicações, embora seja muito fácil encontrar artigos, textos oficiais e outras publicações na internet falando sobre o uso de impressoras fiscais e a obrigatoriedade de usar um sistema homologado desde 2008.

Para auxiliar na explicação, vamos usar o texto retirado do site da Receita Estadual de Pernambuco (outros estados possuem algumas diferenças no texto mas são muito específicas, nesse momento não influenciará em nada esse post) e comentar logo abaixo de cada tópico o que significa isso na vida do empresário de varejo.

O que é ECF?

ECF é a sigla usada para designar o Emissor de Cupom Fiscal. Segundo definição do CONVÊNIO

ICMS 9, de 3 de abril de 2009, ECF é o equipamento de automação comercial e fiscal com capacidade para  emitir, armazenar e disponibilizar documentos fiscais e não fiscais e realizar controles de natureza fiscal referentes a operações de circulação de mercadorias ou a prestações de serviços, implementado na forma de impressora com finalidade específica (ECF-IF) e dotado de Modulo Fiscal Blindado (MFB) que recebe comandos de Programa Aplicativo Fiscal - Emissor de Cupom Fiscal (PAF-ECF) externo.

Em outras palavras: É a impressora fiscal (mini impressora) que agora recebe um lacre no momento da aquisição. Isso significa que não é possível comprar uma impressora fiscal avulsa e guardá-la num armário e quando quiser pode usar em qualquer computador para emitir uma nota fiscal (que é mais conhecida em sua forma atual como CUPOM FISCAL). Toda impressora fiscal que é vendida nos estados brasileiros passam por um processo de lacre, onde são gravadas na memória dela (isso mesmo, agora elas tem uma espécie de HD que não pode ser alterado pelo usuário) os dados da empresa(CNPJ, I.E, Endereço, ICMS e outros dados fiscais de controle e contagem) e só depois de passagem por esse processo é que podem ser utilizadas pelo contribuinte. Mas antes de usar é preciso informar à Receita Estadual qual o nome e versão do programa que será usado para emitir esses Cupons fiscais, é ai que começa a aparecer o nome HOMOLOGAÇÃO.

O que significa PAF-ECF?

PAF-ECF é a sigla usada para designar o Programa Aplicativo Fiscal do Emissor de Cupom Fiscal.

Segundo definição do CONVÊNIO ICMS 9, de 3 de abril de 2009, PAF-ECF é o programa aplicativo desenvolvido para possibilitar o envio de comandos ao Software Básico do ECF, sem capacidade de alterá-lo ou ignorá-lo, para utilização pelo contribuinte usuário do ECF.

Em outras palavras: O programa/sistema que vai se comunicar com a impressora fiscal e poderá ser usado para emissão dos Cupons agora se chama PAF. Antigamente colocavam um nome para cada programa denominando o que ele fazia e isso ficaria confuso. Agora os aplicativos continuam tendo seus nomes de identificação e versão, porém aqueles que podem ser usados para emissão de cupom fiscal possuem o módulo chamado PAF e esse módulo precisa ser homologado (homologação é o processo de avaliação que o sistema passa antes de poder ser vendido ou usado pelo contribuinte). Esse programa depois de ser liberado para uso pela receita fica listado no site da SEFAZ estadual, onde os contribuintes podem verificar se aquele sistema que está comprando/instalando está realmente de acordo com as normas do estado.

Quais empresas estão obrigadas ao uso do PAF-ECF?

TODOS os estabelecimentos que possuem ECF, mesmo que usem espontaneamente este

equipamento, estão obrigados ao uso do PAF-ECF nos moldes exigidos pela legislação tributária

estadual

Em outras palavras: Se você possui uma empresa, comercializa produtos (sujeitos a ICMS), está obrigado a usar o PAF-ECF (emissor de cupom + sistema homologado).

Posso desenvolver meu próprio PAF-ECF ou tenho de comprar o programa de alguma

empresa?

O próprio CONVÊNIO ICMS 15/08, que dispõe sobre normas e procedimentos relativos à análise

do PAF-ECF, define as seguintes situações:

a) PAF-ECF comercializável, o programa, que identificado pelo Código de Autenticidade previsto no inciso II, possa ser utilizado por mais de uma empresa;

b) PAF-ECF exclusivo-próprio, o programa que, identificado pelo Código de Autenticidade previsto no inciso II, seja utilizado por uma única empresa e por ela desenvolvido por meio de seus funcionários ou de profissional autônomo contratado para esta finalidade;

c) PAF-ECF exclusivo-terceirizado, o programa que, identificado pelo Código de Autenticidade previsto no inciso II, seja utilizado por uma única empresa e desenvolvido por outra empresa desenvolvedora contratada para esta finalidade.

Independentemente da opção escolhida pelo o usuário do ECF, o PAF-ECF deverá atender à exigência de registro junto à SEFAZ.

Em outras palavras: Se você possui uma equipe para desenvolvimento de sistemas para sua empresa é possível o desenvolvimento do PAF dentro de sua empresa para uso exclusivo (existem alguns itens dentro do roteiro de análise que perguntam sobre isso inclusive), porém de acordo com a legislação a empresa deve estar credenciada na SEFAZ como software house e deve passar pelos testes de homologação antes de usar o sistema. Ou seja, para desenvolver o próprio sistema da empresa não basta saber programar ou contratar um programador para sua empresa, é preciso praticamente transformar sua empresa em uma software house (legalmente) para depois de pronta a sua solução (que com certeza terá custos de dinheiro e tempo altíssimos) ainda deve passar pela bancada de análise da SEFAZ. Lembrando que depois de receber o OK, o sistema está homologado e não pode ser alterado toda hora para corrigir possíveis problemas de codificação pois cada alteração do sistema deve ser informada para a SEFAZ e está sujeita a novamente passar pela análise. Parece até besteira para alguns falando assim, porém informamos que passar pela análise não é apenas preencher um formulário e esperar o despacho no site, é necessário passar um bom tempo dentro do setor de análise da entidade homologadora (após pagar uma taxa para isso) disponibilizar dos equipamentos para realizar testes exaustivos (exaustivos mesmo pois é um roteiro de análise que passa das 50 páginas). Imagina passar por tudo isso toda vez que precisar alterar a cor do botão ou o texto que está errado (ou o cálculo essencial para sua venda, que é pior e as vezes só é percebido no ambiente de trabalho normal).

Como é o uso do PAF-ECF no cotidiano de uma empresa pequena, preciso emitir nota de tudo?

SIM, todos os produtos/serviços comercializados em seu estabelecimento deve ser computado pelo PAF-ECF, ou seja é necessário emitir o cupom fiscal de venda de produtos/serviços.

Existem alguns regimes especiais como o de MEs, EPPs e optantes do SIMPLES e alguns empresários, por falta de informação, acabam por adiando a implantação de um sistema PAF-ECF pois acreditam não ser necessário ou obrigatório para sua loja. Isso é errado pois todos os estabelecimentos, seja ele ME, EPP ou optante do SIMPLES é obrigado a emitir cupom fiscal.

Já houve clientes da Inter Sistemas que estavam equivocados quanto a interpretação feita por seus contadores, ocasionando em multa e outros problemas com a Receita pois a não adequação ao uso pode levar o contribuinte a ter sua licença de funcionamento caçada (I.E). Isso acontece com frequência, infelizmente, pois como é uma área da tecnologia que está entrando para aperfeiçoar os processos do governo alguns empresário, contadores e até advogados acabam vendo isso apenas como um problema de informática e que não dá em nada.

A implantação de PAF-ECF é um problema de gestão e não de informática pois o contribuinte acaba por ficar melhor informado sobre o que está arrecadando e o que é necessário recolher de imposto para seu estabelecimento.

Muitas empresa não possuem o controle de caixa, estoque, financeiro e de fornecedores. Isso não é raro, isso é praticamente um padrão das MEs e EPPs. Com uma solução PAF-ECF, além do controle de notas fiscais emitidas o estabelecimento pode contar com o controle de caixa que essencial para a administração financeira de uma empresa, independente do seu porte.

A Inter Sistemas comercializa e desenvolve sistemas para controle integrado de caixa, financeiro, estoque, fornecedores e outras áreas, incluindo o Fiscal. Sempre fornecendo sistemas robustos e que agregam valor para o cotidiano de uma empresa. O retorno do investimento deve ser calculado sempre levando em consideração o uso feito pela empresa para melhorar seus processos internos, pois não pode-se julgar um sistema se a empresa não possui colaboradores capacitados para usar plenamente o sistema.

Para resolver esse problema de não operacionalização do sistema também fornecemos, juntamente com o sistema implantado, um período de treinamento onde aqueles que vão utilizar o sistema ficam com total domínio da aplicação.

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