Problemas na implantação de um sistema

Nem tudo são flores, nem rosas, ou seja... "havia uma pedra no meio do caminho".
Mesmo contando com bom fornecedor de sistemas, implantando um produto de qualidade e que atenda as necessidades do dia a dia da empresa, muitos são os problemas que podem acontecer em uma implantação de software. Neste post identificaremos alguns desses problemas e como tentar solucioná-los.



Imagine que você tem uma empresa e necessita implantar um sistema, seja por vontade de ter seu negócio realmente controlado por um sistema que automatize suas vendas e o gerenciamento da empresa, seja por estar apenas adequando-se à legislação atual (força da lei).
Alguns passos importantes, já citados em outro post aqui mesmo, são tomados para que essa implantação do sistema não se torne mais uma dor de cabeça para o gestor. Tais como verificar a procedência do fornecedor (se realmente é empresa), verificar a autenticidade do software (se não é pirata e se tem registro INPI), no caso de PAF-ECF e NF-e tem que verificar se o software está homologado para o fim... bom além desses detalhes a empresa tem que estar preparada para confiar em seu fornecedor e se adequar ao período que se encontra: período de implantação.

Muitas vezes os gestores acreditam que é só ligar para uma empresa de sistemas baratinha, pagar para instalar e tudo deveria estar funcionando automaticamente.
Bom, não é tão simples assim como alguns gestores acham que é. Isso na verdade é falta de informação por parte do cliente e algumas vezes falta de atenção do fornecedor também.
Quando se adquire um sistema a primeira coisa que deve ser observada pelo gestor e pelo fornecedor de sistema é sobre a necessidade dessa empresa, ou seja, se ela precisa de um sistema de controle integrado robusto, quais os processos  da empresa que podem ser transportados para um sistema.

Após essa verificação e aquisição do software que vai suprir as necessidades operacionais da empresa, inicia-se um processo ao qual o gestor tem que estar preparado: período de implantação e treinamento.
O período de implantação de um sistema consiste em configuração do sistema nos computadores da empresa cliente. Esses devem estar de acordo com as especificações do sistema para que funcionem adequadamente.
Além da configuração, que é uma parte técnica e o procedimento varia muito de fornecedor para fornecedor (uns tem que acionar uma contra-senha e módulos específicos contratados, outros tem que adquirir um token, outros basta inserir a chave de ativação e outros é só instalar) temos a parte que mais consome tempo: Treinamento.

Muitos gestores não estão preparados para essa etapa da implantação. Causando fracasso em qualquer tentativa de implantação de sistema em sua empresa.
Mas o que acontece nesse processo para demorar tanto e dar tanto trabalho?
Basicamente o gestor, assim que adquire o software tem que se programar para indicar os funcionários e os horários que esses serão treinados pelo fornecedor do sistema. Acontece que como não pensam inicialmente nessa etapa acabam se atrapalhando.

Quando não há uma organização para determinar um período em que os funcionários serão treinados, a empresa fornecedora precisa agir e como não existe uma agenda pré-definida acaba perdendo muito tempo visitando o cliente em horários que esse não pode atender. Isso causa grandes transtornos pois quando a empresa fornecedora tenta realizar o treinamento conforme seus procedimentos já estabelecidos e a empresa cliente não consegue ser treinada, essa ultima sempre acha que não está sendo atendida direito e que está faltando algo que é culpa do fornecedor de sistemas.

Identificado esse problema da organização do treinamento, o que podemos fazer?
Bom, uma dica para os gestores que pretendem adquirir uma solução de software, seja para gerenciamento, seja para atender ao fisco, é que determine um horário padrão em que seus funcionários não estejam ocupados (geralmente fora do expediente) e agende antecipadamente com o fornecedor esses horários e datas. Assim todos ganharão com eficiência e qualidade pois quando o funcionário é treinado somente em período de trabalho ele não absorve, já está viciado em seu ritmo de trabalho e com os procedimentos que realiza sem o auxílio de um computador.
Ai perguntam: mas fora do horário de expediente vou ter que pagar hora extra. Não é prejuízo?
A resposta é bem simples e pode vir na forma de pergunta: Quanto custa sua empresa ficar sem controle?
Abrir mão de algumas horas extra para os funcionários poderem dominar o software e você ter o melhor controle das vendas, estoque e financeiro me parece uma troca mais que justa não é?

Outros dos problemas que podem acontecer na implantação é a questão técnica e requisitos do sistema não serem atendidas. Um belo exemplo disso é quando o gestor possui um computador velho em casa ou que está sendo usado pelo filho para jogar e agora quer usar esse computador na loja. Muitas vezes isso não dá certo pois podem acontecer alguns problemas como o computador possuir vírus, estar com a instalação do sistema operacional danificada, lento por algum programa que foi instalado e nunca utilizado, pode ser que as configurações da máquina não suporte o sistema. Bom diversos problemas podem acontecer. Por isso é bom sempre dar atenção ao que o fornecedor de sistemas indica.
Sempre vale a pena lembrar que quando se instala dois sistema diferentes na mesma máquina podem acontecer conflitos.

Além de problemas técnicos, também na área de interação homem máquina, temos alguns casos de funcionários que não querem receber o treinamento. Assim sendo é um problema que prejudica não somente o período de implantação como também todo o funcionamento da empresa pois esse funcionário está deixando a empresa cada vez mais longe de um controle.
Já houveram casos relatados em que a implantação demorou mais de 6 meses porque o funcionário sempre dizia que não sabia fazer nada no sistema, mesmo tendo recebido o treinamento completo e retiradas todas as dúvidas. Há outros casos em que simplesmente o gestor acaba culpando a empresa gestora porque o sistema não está funcionando, quando na verdade está tudo funcionando e o funcionário responsável pela utilização é que não quer trabalhar com o sistema e diz que não está funcionando. Nesse caso temos o exemplo de que nem o gestor nem o funcionário estão com vontade de usar o sistema pois quando o gestor aceita a crítica do funcionário sem questionar uma prova acaba que aceitando a culpa por ignorar seu treinamento também.
Muitas vezes esse caso citado acima gera transtornos e custos extras na implantação pois a empresa fornecedora sempre deve cobrar por suporte técnico, principalmente quando é constatado que não há problema técnico algum e o que precisa é realmente um pouco de boa vontade dos usuários.

Bom, quem tiver um caso de insucesso ou problemas técnicos ou humanos na implantação, pode compartilhar aqui.