Tecnologia que ajuda organizar sua empresa

Com certeza muitos já devem ter ouvido falar em sistema para controle de estoque. Assim como já deve ser do conhecimento de muitos a palavra "automação", associada a "um computador que tem os dados das vendas cadastrados".

Vamos apresentar um pouco de alguns exemplos de automação, ou se preferir "organização de dados em um computador".

Começamos com o mais básico, para ilustrar o que esse post se destina a explicar.

Para não deixar esse post muito longo e cansativo, vamos dividir ele em algumas partes. Essa é a Parte 1

Controle de estoque com planilhas eletrônicas

Não é lá a melhor solução. Aliás, está muito longe de ser uma boa solução, porém já é um começo e ilustra bem o que acontece por traz dos sistemas informatizados para automação.

Consistindo em um computador com o programa da suite Office (MS Office ou OpenOffice) Excel (ou Calc), é o primórdio da organização computadorizada de um estoque (ou controle de loja/vendas).

O usuário não precisa ter muito conhecimento em informática para aplicar esse tipo de "automação" em seu negócio. Na verdade um cursinho básico de informática já dá para o usuário produzir bem um controle por planilhas eletrônicas.

Por traz de uma planilha eletrônica está um suporte de um computador (PC ou Laptop), conectado ou não à internet, possuindo uma capacidade de processamento baixa porém exigida pelo software que vai ser utilizado.

Pontos fortes: interesse do usuário em organizar sistematicamente seus dados, ecologicamente correto (até certo ponto, não vá exagerar e sair imprimindo todas as planilhas para conferência "offline"), estruturação dos dados de forma a categorizá-los.

Pontos fracos: o pouco conhecimento do usuário pode acarretar em perdas grandes de trabalho por falta de backups, essa limitação do usuário pode atrasar o processo de estruturação de relatórios, limitação de funcionalidades do programa.

Controle através de programa genérico de controle de estoques/vendas

Começamos a ter um contato com uma ferramenta mais elaborada para controle. Podemos chamar de automação, até certo ponto pois seria necessário avaliar a integração das funcionalidades.

Geralmente um programa de controle de vendas/estoque usa o que chamamos de "banco de dados". Isso nada mais é do que um local (arquivo que ocupa espaço na HD e é benéfico) onde o programa guarda as operações realizadas como cadastro de cliente, cadastro dos produtos, registro das vendas com preço e descontos. A utilização de banco de dados separado do programa faz com que essa solução seja melhor do que as planilhas eletrônicas.

Geralmente esses programas possuem campos bem definidos como nome do produto, valor, quantidade além de informações sobre tratamento dos dados.

Controle com programa específico de vendas para seu segmento

Existem no mercado diversos tipos de programas para controle de lojas, esses programas contemplam vários segmentos e muitos deles são focados em uma área. Existem programas para controle de cabelereiro, controle de lojas de móveis. Até programas para controle de funerárias e templos religiosos.

Quando instalamos um programa de controle específico geralmente ele provê uma tecnologia agragada para compartilhar esses dados registrados. Muitas das vezes possuem funcionalidades de acesso em rede e até pela internet. Isso possibilita maior mobilidade e agilidade no atendimento.

Os campos são específicos e ao invéz de "nome do produto" terá algo como "tipo de tecido" ou "tamanho da peça".

Aqui, na Inter Sistemas, trabalhamos com programas específicos como o de controle para restaurantes. Esse tipo de programa possui campos bem definidos como "número da mesa", "nome do garçon" e quantidade de fatias(no caso de pizza). Isso faz com que o gestor consiga ver seu negócio realmente transportado para o computador. Ele vai identificar as vendas pelos nomes dos garçons, ou pela localização da roupa(no caso de sistema para aluguel de roupas).