O que é PAF-ECF e porque preciso?

Muitos empresários ainda estão "torcendo o nariz" para essa sigla.Infelizmente, pois o conceito foi criado para automatizar e melhorar a forma de arrecadação que o governo estadual faz com os contribuintes de varejo.

Vamos a algumas explicações, embora seja muito fácil encontrar artigos, textos oficiais e outras publicações na internet falando sobre o uso de impressoras fiscais e a obrigatoriedade de usar um sistema homologado desde 2008.

Para auxiliar na explicação, vamos usar o texto retirado do site da Receita Estadual de Pernambuco (outros estados possuem algumas diferenças no texto mas são muito específicas, nesse momento não influenciará em nada esse post) e comentar logo abaixo de cada tópico o que significa isso na vida do empresário de varejo.

Problemas na implantação de um sistema

Nem tudo são flores, nem rosas, ou seja... "havia uma pedra no meio do caminho".
Mesmo contando com bom fornecedor de sistemas, implantando um produto de qualidade e que atenda as necessidades do dia a dia da empresa, muitos são os problemas que podem acontecer em uma implantação de software. Neste post identificaremos alguns desses problemas e como tentar solucioná-los.

Imagine que você tem uma empresa e necessita implantar um sistema, seja por vontade de ter seu negócio realmente controlado por um sistema que automatize suas vendas e o gerenciamento da empresa, seja por estar apenas adequando-se à legislação atual (força da lei).
Alguns passos importantes, já citados em outro post aqui mesmo, são tomados para que essa implantação do sistema não se torne mais uma dor de cabeça para o gestor. Tais como verificar a procedência do fornecedor (se realmente é empresa), verificar a autenticidade do software (se não é pirata e se tem registro INPI), no caso de PAF-ECF e NF-e tem que verificar se o software está homologado para o fim... bom além desses detalhes a empresa tem que estar preparada para confiar em seu fornecedor e se adequar ao período que se encontra: período de implantação.

Muitas vezes os gestores acreditam que é só ligar para uma empresa de sistemas baratinha, pagar para instalar e tudo deveria estar funcionando automaticamente.
Bom, não é tão simples assim como alguns gestores acham que é. Isso na verdade é falta de informação por parte do cliente e algumas vezes falta de atenção do fornecedor também.
Quando se adquire um sistema a primeira coisa que deve ser observada pelo gestor e pelo fornecedor de sistema é sobre a necessidade dessa empresa, ou seja, se ela precisa de um sistema de controle integrado robusto, quais os processos  da empresa que podem ser transportados para um sistema.

Após essa verificação e aquisição do software que vai suprir as necessidades operacionais da empresa, inicia-se um processo ao qual o gestor tem que estar preparado: período de implantação e treinamento.
O período de implantação de um sistema consiste em configuração do sistema nos computadores da empresa cliente. Esses devem estar de acordo com as especificações do sistema para que funcionem adequadamente.
Além da configuração, que é uma parte técnica e o procedimento varia muito de fornecedor para fornecedor (uns tem que acionar uma contra-senha e módulos específicos contratados, outros tem que adquirir um token, outros basta inserir a chave de ativação e outros é só instalar) temos a parte que mais consome tempo: Treinamento.

Muitos gestores não estão preparados para essa etapa da implantação. Causando fracasso em qualquer tentativa de implantação de sistema em sua empresa.
Mas o que acontece nesse processo para demorar tanto e dar tanto trabalho?
Basicamente o gestor, assim que adquire o software tem que se programar para indicar os funcionários e os horários que esses serão treinados pelo fornecedor do sistema. Acontece que como não pensam inicialmente nessa etapa acabam se atrapalhando.

Quando não há uma organização para determinar um período em que os funcionários serão treinados, a empresa fornecedora precisa agir e como não existe uma agenda pré-definida acaba perdendo muito tempo visitando o cliente em horários que esse não pode atender. Isso causa grandes transtornos pois quando a empresa fornecedora tenta realizar o treinamento conforme seus procedimentos já estabelecidos e a empresa cliente não consegue ser treinada, essa ultima sempre acha que não está sendo atendida direito e que está faltando algo que é culpa do fornecedor de sistemas.

Identificado esse problema da organização do treinamento, o que podemos fazer?
Bom, uma dica para os gestores que pretendem adquirir uma solução de software, seja para gerenciamento, seja para atender ao fisco, é que determine um horário padrão em que seus funcionários não estejam ocupados (geralmente fora do expediente) e agende antecipadamente com o fornecedor esses horários e datas. Assim todos ganharão com eficiência e qualidade pois quando o funcionário é treinado somente em período de trabalho ele não absorve, já está viciado em seu ritmo de trabalho e com os procedimentos que realiza sem o auxílio de um computador.
Ai perguntam: mas fora do horário de expediente vou ter que pagar hora extra. Não é prejuízo?
A resposta é bem simples e pode vir na forma de pergunta: Quanto custa sua empresa ficar sem controle?
Abrir mão de algumas horas extra para os funcionários poderem dominar o software e você ter o melhor controle das vendas, estoque e financeiro me parece uma troca mais que justa não é?

Outros dos problemas que podem acontecer na implantação é a questão técnica e requisitos do sistema não serem atendidas. Um belo exemplo disso é quando o gestor possui um computador velho em casa ou que está sendo usado pelo filho para jogar e agora quer usar esse computador na loja. Muitas vezes isso não dá certo pois podem acontecer alguns problemas como o computador possuir vírus, estar com a instalação do sistema operacional danificada, lento por algum programa que foi instalado e nunca utilizado, pode ser que as configurações da máquina não suporte o sistema. Bom diversos problemas podem acontecer. Por isso é bom sempre dar atenção ao que o fornecedor de sistemas indica.
Sempre vale a pena lembrar que quando se instala dois sistema diferentes na mesma máquina podem acontecer conflitos.

Além de problemas técnicos, também na área de interação homem máquina, temos alguns casos de funcionários que não querem receber o treinamento. Assim sendo é um problema que prejudica não somente o período de implantação como também todo o funcionamento da empresa pois esse funcionário está deixando a empresa cada vez mais longe de um controle.
Já houveram casos relatados em que a implantação demorou mais de 6 meses porque o funcionário sempre dizia que não sabia fazer nada no sistema, mesmo tendo recebido o treinamento completo e retiradas todas as dúvidas. Há outros casos em que simplesmente o gestor acaba culpando a empresa gestora porque o sistema não está funcionando, quando na verdade está tudo funcionando e o funcionário responsável pela utilização é que não quer trabalhar com o sistema e diz que não está funcionando. Nesse caso temos o exemplo de que nem o gestor nem o funcionário estão com vontade de usar o sistema pois quando o gestor aceita a crítica do funcionário sem questionar uma prova acaba que aceitando a culpa por ignorar seu treinamento também.
Muitas vezes esse caso citado acima gera transtornos e custos extras na implantação pois a empresa fornecedora sempre deve cobrar por suporte técnico, principalmente quando é constatado que não há problema técnico algum e o que precisa é realmente um pouco de boa vontade dos usuários.

Bom, quem tiver um caso de insucesso ou problemas técnicos ou humanos na implantação, pode compartilhar aqui.

Oportunidade para Consultor de Vendas

A Inter Sistemas atua com criação, implantação, treinamento e manutenção de automação comercial e websites.
Está aberta a seleção para vaga de consultor de vendas em sistemas.
Não é necessário ter experiência em vendas, nem possuir curso de informática avançada.
Inscrições devem ser feitas pelo website www.intersistemascorporativo.com.br no link "Trabalhe Conosco".

As vagas são destinadas para pessoas com boa capacidade de relacionamento, boa apresentação e que gostem de desafios. Além de proporcionar um grande diferencial na experiência profissional, a equipe da Inter Sistemas fornece um treinamento completo para que os colaboradores consigam alcançar suas metas.

O salário é baseado em comissão, sendo variável conforme a meta aplicada. Ou seja, participação efetiva nos lucros e resultados.

Qual o Melhor Sistema para Controle de Vendas atualmente?

Acompanhando as buscas dos internautas, decidimos produzir uma série que explica um pouco mais sobre automação comercial para controle de estabelecimentos comerciais.

Inicialmente faremos uma pequena apresentação do que seria uma automação comercial e seus fornecedores, além de suas competências. Depois poderemos fazer comparações entre os diversos que já existem e os que a Inter Sistemas indica fortemente.

É comum a busca por sistemas de automação/controle de vendas na internet pelas palavras chaves "melhor sistema comercial", "programa de venda" e "sistema controle varejo", isso demonstra que muitos gerentes de estabelecimentos, juntamente com seus colaboradores de T.I estão perdidos em meio a enxurrada de sistemas que são disponibilizados para controle de vendas.

Existem fatores que filtram esses resultados de buscas, possibilitando uma escolha mais tranquila como é o caso de lojas que vendem produtos ou oferecem serviços específicos.

É o exemplo de uma loja de aluguel de roupas, uma loja de ferragens, autopeças ou produtos de limpeza.

Com certeza os proprietários desses estabelecimentos vão buscar na internet algo como "sistema de controle para loja de ferragens", ou "programa de controle de corte" (visto que há lojas de ferragens que vendem peças de aço por metro). Isso nos ajudaria a filtrar entre os inúmeros sistemas disponibilizados e vendidos na internet e chegar ao censo comum entre alguns que sejam desenvolvidos especialmente para esse segmento de lojas.

Porém existem lojas que são muito genéricas em suas operações, mesmo que tratem de produtos específicos. É o caso de uma loja de móveis. Esse tipo de loja pode utilizar um sistema de controle de estoque similar ao de uma loja de ferragens ou de um supermercado.

Como isso pode acontecer? Então quer dizer que estou buscando errado? Como encontro o sistema ideal então?

Calma... primeiramente foi exposto que existem inúmeros sistemas de controle para os diversos segmentos de lojas. Agora vamos analisar esses segmentos e seus processos, para identificar qual seria o melhor sistema a implantar em sua loja.

Atualmente o empresário que pretende informatizar sua loja tem que se preocupar com alguns aspectos importantes como a legislação atual acerca de parâmetros essenciais em um sistema de controle.

Um exemplo claro disso é que em 2008 foi lançado o ATO CONTEPE 06/2008 onde são estabelecidas regras para utilização de computador para emissão de cupom fiscal, além de controle de lançamentos e logística de venda/orçamentos em diversos segmentos.

No final de 2010 várias empresas correram contra o tempo para comprar sistemas homologados que atendessem os requisitos desse ATO. Infelizmente muitas cairam na armadilha de comprar o mais barato só para atender ao fisco. Depois de implantado o sistema e atrelado seu CNPJ e dados da Software House de quem você adquiriu o sistema fica quase um calvário migrar de sistema.

Bom, esse é apenas um dos parâmetros que devem ser verificados na hora de buscar e adquirir um sistema de controle para sua loja.

Existem vários estudos sobre sistemas integrados de gestão, inclusive um livro publicado com colaboração de vários professores especialistas em ERP. O livro chama-se "Sistemas ERP no Brasil" (SACCOL, 2008). Isso pode servir de base para entender melhor o funcionamento de uma empresa que conta com um sistema integrado.

Não é necessário ser uma grande empresa, nem possuir um fluxo de caixa enorme para ter uma automação comercial e controlar as vendas por um PDV (Ponto/Sistema de Venda). Basta apenas boa vontade e expectativa de crescimento.

Atualmente a Inter Sistemas conta com parceiros que fornecem os sistemas ideais de controle para lojas de varejo, bares, restaurantes, lanchonetes, lojas de ferragens, supermercado, loja de aluguel de roupas, posto de gasolina, etc. Focando na qualidade e na facilidade de uso.

Em outros posts iremos detalhar a escolha de um bom sistema de controle para sua loja e quais os outros parâmetros que devem ser levados em conta na escolha do produto e da prestadora de serviços de software.

Ganhando dinheiro com a internet (TNE)

A primeira vista esse título pode parecer indicar mais uma receita milagrosa de como ficar milionário usando uma página de internet. Infelizmente não será uma receita de bolo.

Muitos já devem ter ouvido falar ou assistiram o filme que conta a história do "Facebook" e de seu criador, agora bilionário. Pois bem, não foi quebrando a cabeça para copiar nem se desdobrando para arrumar um jeito de ganhar dinheiro que seu negócio deu certo.

Também não estaria senso sincero se disse que fazer sucesso na internet é fácil. Aliás, requer esforço e muita dedicação.

Assim como todo bom negócio, precisa de planejamento.

Existem alguns casos, que citaremos logo mais, onde exigiram um investimento financeiro baixo e obtiveram um retorno muito alto. Porém em todos os tipos de negócio a dedicação é fundamental.

Hoje temos a explosão das vendas pela internet. Isso causou alguns efeitos colaterais na economia, inclusive nas políticas públicas de cobrança, pois já está vigorando a cobrança do bi-ICMS para compras realizadas por meio eletrônico.

Pois bem... depois de várias ondas, uma delas o já consolidado leilão e mercado de troca pela internet (eBay, Mercado Livre, etc), além de grandes lojas apostarem na força de vendas e distribuição que tem a internet (Americanas, Casas Bahia, etc), já temos modalidades de e-commerce diferenciadas.

No Brasil é recente, mas muito bem difundida, a compra pela internet através de sites de compras coletivas. Essa é uma das grandes idéias para ganhar dinheiro na internet atualmente.

Nesse tipo de negócio aplica-se a venda por um e-commerce onde os usuários se unem para comprar algum produto ou serviço por um preço que vai até 90% mais barato do que normalmente seria. Recebem um cupom virtual que é trocado no estabelecimento pelo produto ou serviço comprado.

Mas é fácil ter um negócio desses na internet? Quais as implicações legais?

Bom, pedimos ao consultor e diretor da Inter Sistemas, Jefferson Alex, para nos ajudar a elucidar algumas questões sobre esse tipo de e-commerce.

Como funciona um site de compras coletivas?

-Para o comprador, é como se estivessem passeando por um shopping e uma loja anunciasse: "Produto X agora com 60% de desconto", mas para comprar existe uma regra de que você precisa indicar mais 1 pessoa. Tipo uma promoção do amigo. O diferencial na internet é que as ofertas chegam até o seu e-mail e as pessoas que vão comprar com você muitas vezes não te conhecem, mas se juntam a você para poder comprar aquele produto/serviço por um preço muito menor do que o normal.
-Para o lojista isso é encarado como uma forma de divulgação do seu estabelecimento. Quem anuncia seu produto/serviço em um site de compras coletivas pode mensurar o retorno, diferente de anunciar em um Outdoor ou TV esse tipo de anúncio será comprado e a loja estará vendendo seus produtos normalmente, só que com o auxílio de uma ferramenta onde os compradores pagarão pela internet e o lojista não precisará se preocupar com cheque sem fundos.

É seguro comprar em um site desses?

-Atualmente a tecnologia usada nos sites de compra compra coletiva os tornam muito similar na questão de robustez e segurança dos seus dados. O que vai diferenciar mesmo é a qualidade do atendimento, nível das ofertas  e a segurança na finalização da compra. Quando é solicitado para o consumidor efetuar o pagamento, deve-se observar se o site está redirecionando para um ambiente seguro. Confira o cadeado de segurança no seu navegador antes de digitar o número do cartão de crédito ou emitir algum boleto.

Quanto custa ter um site de compra coletivas?

-Varia muito de preço para ter um web site desses. Aliás, não estamos falando de um site institucional, apenas com fotos da empresa, mas sim de um sistema robusto que precisa ter cadastro de produtos e clientes, além de registrar as compras feitas e emitir cupons de desconto. Existem muitos sites prontos no mercado, variando de R$15,00 (quinze reais) até R$15.000,00 (quinze mil reais). A diferença é na questão do suporte e hospedagem.

Quanto tempo posso ter o retorno do investimento em um site desses?

-Como costumo dizer, tudo parte do planejamento. Dependendo do modelo de negócios de sua empresa o retorno poderá vir em 1 mês ou em 1 ano. Vai depender do esforço em marketing, modelo de promoções e estratégias diversas, como o de relacionamento com cliente.

O que minha empresa precisa ter para abrir um site de compras coletivas?

-Apesar de ser um negócio pela internet, com pouco ou nenhum contato físico com o cliente, não deixa de ser um negócio e precisa estar regularizado. Todo estabelecimento comercial está sujeito as normas do  código de defesa do consumidor, além de ter que possuir seus registros legais para funcionamento.
-A princípio, depois da papelada pronta, é necessário um bom nome e um bom plano de hospedagem, além de um ótimo sistema de controle para o site.

A Inter Sistemas é desenvolvedora de sistemas para integração além de consultoria em webmarketing, contamos com profissionais capacitados e parcerias que garantem o ótimo funcionamento de um negócio como é o site de compras coletivas. Entre em contato para saber mais e iniciar seu negócio na internet hoje mesmo.